Informationen für Projektverantwortliche zum Umgang mit den Auswirkungen der Corona-Krise auf die Projektförderung, Stand: 8. Januar 2021
Die nachfolgenden Regelungen werden regelmäßig überprüft und der äußerst dynamischen Situation angepasst. Sie gelten ab 01.01.2021 und grundsätzlich für das Jahr 2021 und im Fall der Online-Stipendien bis zum Ende des Wintersemesters 2021/22, stehen aber unter dem Vorbehalt, dass die Auswirkungen der Corona-Pandemie in diesem Zeitraum keine physische Mobilitäten zulassen. Diese Regelungen können angepasst oder frühzeitig beendet werden, wenn sich regionale oder grundsätzliche Änderungen in der coronabedingten Situation ergeben. Bitte beachten Sie das jeweilige Aktualisierungsdatum der nachfolgenden Ausführungen.
Das charakteristische Merkmal der Projektförderung des DAAD besteht darin, dass der DAAD nur mit seinen Zuwendungsempfängern - das sind zum überwiegenden Teil deutsche Hochschulen - ein unmittelbares Rechtsverhältnis eingeht. Grundlage dafür bildet der Zuwendungsvertrag. Der Hochschule als Zuwendungsempfänger (ZE) obliegt die Verantwortung für das Projektpersonal und für die Geförderten innerhalb der vom DAAD geförderten Projekte. Die nachfolgenden Regelungen bilden somit für ZE einen Orientierungsrahmen, innerhalb dessen sie sich nach eigenem Ermessen bewegen und Entscheidungen treffen können.
Bei Rückfragen kontaktieren Sie bitte das für Sie zuständige Fachreferat.
A. Online-Beginn von Maßnahmen mit späterem Übergang zu physischer Mobilität
Die Möglichkeit, Maßnahmen zunächst online zu beginnen, gilt für Aufenthalte von Projektgeförderten (Ausländern und Deutschen) mit einer Aufenthaltsdauer von mindestens drei Monaten. Die Maßnahmen dürfen online (keine physische Anwesenheit im Gastland erforderlich) beginnen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Zum Zeitpunkt des Beginns der Maßnahme ist die Aus-/Einreise nicht oder mutmaßlich nicht möglich oder nicht zumutbar (z.B. Reisewarnung des Auswärtigen Amtes, keine Linienflüge, Einreisesperre des Gastlandes, Hindernisse bei der Visumsvergabe, Zwangsquarantäne),
- ein Online-Beginn seitens der Projektpartner ist möglich (bei Durchführung durch eine ausländische Partnerinstitution: Zusage des Partners im Gastland einholen),
- durch den Online-Beginn können wesentliche Teile von Ziel/Zweck der Fördermaßnahme erreicht werden.
Die Entscheidung ist vom ZE zu dokumentieren (Als Handreichung stellt der DAAD das zur Verfügung).
Sollte im Laufe der Maßnahmendurchführung eine Aus-/Einreise möglich werden, muss die/der Projektgeförderte, den Aufenthalt auch tatsächlich physisch im Gastland antreten.
Ein Antritt zum physischen Aufenthalt hat zu erfolgen,- wenn der Sachverhalt, der zur Entscheidung über den Online-Beginn geführt hat, sich insoweit geändert hat, dass nunmehr eine physische Mobilität möglich ist, und
- der Aufenthalt in dem jeweiligen Gastland noch mindestens acht Wochen dauert (gerechnet ab dem Zeitpunkt der voraussichtlichen Einreise in das Gastland).
Hinweis: Tritt ein/e Geförderte/r den Aufenthalt physisch nicht an, obwohl eine Aus-/Einreise im Laufe der Maßnahmendurchführung möglich und zumutbar ist, kann der DAAD die Rückzahlung der diesbezüglichen Zuwendung (Ausgaben für Online-Beginn) vom ZE verlangen; zudem sind Ausgaben für die Fortsetzung derselben Maßnahme ab diesem Zeitpunkt nicht zuwendungsfähig. Der ZE sollte eine entsprechende Regelung mit seiner/seinem Projektgeförderten vereinbaren, damit diese/dieser zur Ausreise im o.g. Fall auch rechtlich verpflichtet ist.
Der ZE prüft regelmäßig und eigenständig, inwieweit die Gründe, die zu der Entscheidung über den Online-Beginn geführt haben, entfallen sind und eine Ausreise des/der Geförderten zumutbar erscheint (vgl. A.1). Den Projektverantwortlichen wird außerdem empfohlen zu prüfen,
- ob eine aktuelle Zusage des Partners im Gastland für Studium und ggf. Unterkunft vorliegt,
- ob das Vorhaben wie geplant durchgeführt/fortgesetzt werden kann.
Wenn eine Aus-/Einreise möglich und zumutbar erscheint und wenn die Restlaufzeit der Mobilitätsmaßnahme mindestens acht Wochen beträgt, informiert der ZE den/die Geförderte/n und fordert ihn/sie zur Ausreise in das Gastland bzw. zur Einreise nach Deutschland auf. Für Ausländer gilt: Einreisen nach Deutschland gelten im Fall von staatlichen Quarantäneregelungen grundsätzlich als zumutbar.
Kommt der/die Geförderte der Aufforderung nicht nach, ohne hierfür triftige Gründe anzuführen, beendet der ZE die laufende Maßnahme mit sofortiger Wirkung und klärt mit dem DAAD, inwieweit bereits gezahlte Stipendien-/Aufenthaltspauschalen an den DAAD zurückzuzahlen sind.Für Deutsche:
- Vollstipendien: Die Sätze des DAAD für monatliche Auslandsstipendien für Deutsche setzen sich aus einem Grundbetrag für allgemeine Lebenshaltungskosten von derzeit 752 EUR (Studierende) bzw. 1200 EUR (Doktorand/inn/en) und einem länderspezifischen Auslandszuschlag für auslandsbedingte Mehrkosten zusammen.
Somit ist der für die jeweilige Personengruppe geltende monatliche Grundbetrag (als reduziertes Aufenthaltsstipendium) zuwendungsfähig.
- Teilstipendien: Der in der Ausschreibung des jeweiligen Förderprogramms veröffentlichte Teilstipendienbetrag ist in voller Höhe zuwendungsfähig.
Für Ausländer:
- Vollstipendien/Teilstipendien: Das in der Ausschreibung bzw. dem Förderrahmen des jeweiligen Förderprogramms veröffentlichte monatliche Aufenthaltsstipendium ist in voller Höhe zuwendungsfähig.
- Bankgebühren für den Geldtransfer ins Ausland sind zuwendungsfähig.
Quarantäne:
- Mit einer Quarantäne verbundene notwendige und angemessene (Mehr-)Ausgaben sind grundsätzlich zuwendungsfähig.
- Einsatz von STIBET-Mitteln für Quarantänekosten ausländischer Studierender (gültig bis 31.12.2021): Aus STIBET-Mitteln können Quarantänekosten internationaler Studierender (also auch Free-Mover) Ihrer Hochschule übernommen werden. Dies betrifft sowohl die direkten Kosten für die Quarantäne (Hotels, gesonderte Unterkünfte), den Coronatest als auch mittelbare Ausgaben (z.B. erhöhte Personalausgaben durch eine zusätzliche Betreuung durch Versorgung mit Lebensmitteln etc.). Bitte achten Sie darauf, dass Sie für den Nachweis der tatsächlichen Ausgaben die entsprechenden Belege an Ihrer Hochschule vorhalten.
Es wird deutschen Staatsbürgern bei längeren Aufenthalten im Ausland empfohlen, sich spätestens bei Ankunft im Gastland in die einzutragen. Die Möglichkeit der Registrierung zur Einbeziehung in Maßnahmen der Krisenvorsorge und -reaktion besteht jedoch darüber hinaus auch für kurzzeitige Auslandsaufenthalte. Genauso wichtig ist es, sich bei Ausreise wieder auszutragen.
B. Online-Durchführung von Maßnahmen (als Ersatz für physische Mobilität)
Maßnahmen, die Aufenthalte von Projektgeförderten (Ausländer und Deutsche) mit einer Aufenthaltsdauer von weniger als drei Monaten zum Gegenstand haben, dürfen online (keine physische Anwesenheit im Gastland erforderlich) durchgeführt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Zum Zeitpunkt des Beginns der Maßnahme ist die Ausreise nicht oder mutmaßlich nicht möglich oder nicht zumutbar (z.B. Reisewarnung des Auswärtigen Amtes, keine Linienflüge, Einreisesperre des Gastlandes, Zwangsquarantäne),
- ein Online-Durchführung ist möglich (bei Durchführung von einer ausländischen Partnerinstitution: Zusage des Partners im Gastland einholen),
- durch die Online-Durchführung können Ziel/Zweck der Maßnahme erreicht werden. Die Entscheidung ist vom ZE des DAAD zu dokumentieren (Als Handreichung stellt der DAAD das zur Verfügung).
Für Deutsche:
- Aufenthalte von mindestens einem Monat: Eine monatliche Aufenthaltspauschale, die eigentlich dem ZE zusteht und dafür bestimmt ist, dass der ZE die Ausgaben des Teilnehmers für den Aufenthalt übernimmt oder dem Teilnehmer diese erstatten kann, ist nicht zuwendungsfähig. Stattdessen ist nur ein Aufenthaltsstipendium in gleicher Höhe zuwendungsfähig. Das bedeutet, dass der ZE zwingend mit dem/der Projektgeförderten eine Stipendienvereinbarung abschließen muss, so dass sichergestellt werden kann, dass die Mittel an den/die Projektgeförderte/n weitergeleitet werden. Für die vertiefte Prüfung im Rahmen des Zwischen- oder Verwendungsnachweises muss der ZE nunmehr keine (unterschriebene) Teilnehmerliste mehr beim DAAD einreichen, sondern die Stipendienvereinbarung und den diesbezüglichen Zahlungsnachweis. Die Stipendienraten des DAAD für Deutsche (das entspricht in der Projektförderung dem Aufenthaltsstipendium für Deutsche) setzen sich aus einem Grundbetrag für allgemeine Lebenshaltungskosten von derzeit 752 EUR (Studierende) bzw. 1200 EUR (Doktoranden) und einem länderspezifischen Auslandszuschlag für auslandsbedingte Mehrkosten zusammen. Zuwendungsfähig für mindestens einmonatige Aufenthalte ist ausschließlich der o.g. monatliche Grundbetrag für allgemeine Lebenshaltungskosten ohne die Zulage für auslandsbedingte Mehrkosten.
- Aufenthalte von weniger als einem Monat: Für taggenaue Aufenthaltspauschalen, die dem ZE zustehen und dafür bestimmt sind, dass der ZE die Ausgaben des Teilnehmers für den Aufenthalt übernimmt oder dem Teilnehmer diese erstatten kann, gilt die Regelung im vorigen Abschnitt „Aufenthalte von mindestens einem Monat“. Auch hier sind nur taggenaue Aufenthaltsstipendien – auf der Grundlage von Stipendienvereinbarungen – zuwendungsfähig; und zwar in der Höhe von einem Dreißigstel (1/30) der monatlichen Stipendienrate des Vollstipendiums. Jedoch ist auch hier ausschließlich der o.g. Grundbetrag für allgemeine Lebenshaltungskosten als Bemessungsgrundlage anzuwenden.
Die allgemeine Systematik gemäß der Ausschreibung bzw. des Förderrahmens des jeweiligen Förderprogramms des DAAD, dass bei Aufenthalten bis einschließlich 22 Tagen der erhöhte Tagessatz (=1,35 fache des Tagessatzes) gilt, findet indes keine Anwendung. In jedem Fall ist nur ein Dreißigstel des monatlichen Grundbetrags (=> 752/30=25 Euro (Studierende); 1200/30=40 Euro (Doktoranden)) pro Tag zuwendungsfähig.
Für Ausländer:
- Aufenthalte von mindestens einem Monat: Die in Ausschreibung/Förderrahmen des jeweiligen Förderprogramms veröffentlichte monatliche Aufenthaltspauschale ist als (siehe Abschnitt „Aufenthalte von mindestens einem Monat“) Aufenthaltsstipendium – auf Grundlage einer Stipendienvereinbarung (siehe Ausführungen gemäß B.2.1) – in voller Höhe zuwendungsfähig.
- Aufenthalte von weniger als einem Monat: Für taggenaue Aufenthaltspauschalen, die dem ZE zustehen und dafür bestimmt sind, dass der ZE die Ausgaben des Teilnehmers für den Aufenthalt übernimmt oder dem Teilnehmer diese erstatten kann, gilt die Regelung im vorigen Abschnitt „Aufenthalte von mindestens einem Monat“. Auch hier sind nur taggenaue Aufenthaltsstipendien – auf der Grundlage von Stipendienvereinbarungen - zuwendungsfähig; diese in der Höhe eines Dreißigstel (1/30) der monatlichen Stipendienrate des Vollstipendiums im Gastland. Unabhängig bzw. abweichend von der exakten Formulierung in Ausschreibung/Förderrahmen des jeweiligen Förderprogramms ist ein Dreißigstel des jeweiligen monatlichen Vollstipendiums im Gastland pro Tag zuwendungsfähig.
- Bankgebühren für den Geldtransfer ins Ausland sind zuwendungsfähig.
C. Veranstaltungen
Der DAAD rät weiterhin bei der Planung von Präsenzveranstaltungen zur Zurückhaltung, insbesondere wenn Zahlungsverpflichtungen eingegangen werden sollen. Im Frühjahr 2020 hat der DAAD ausnahmsweise aufgrund der dynamischen und nicht erwartbaren Situation der Pandemie Stornoausgaben übernommen. Inzwischen sind durch vorsichtige Planung und entsprechende Verhandlungen mit Veranstaltern und Fluggesellschaften etc. Stornoausgaben grundsätzlich zu vermeiden. Stornoausgaben können in der Regel nicht mehr abgerechnet werden.
D. Projektfinanzierung
Wo der Förderrahmen es ohnehin schon zulässt, ist eine Umwidmung von Mitteln, die durch den Ausfall von Maßnahmen frei geworden sind, für digitale Maßnahmen möglich. Bei Förderrahmen, die eine solche Umwidmung von Mitteln nicht bereits vorsehen, können sich Projektverantwortliche ggf. an das programmführende Referat wenden.
Unter Digitalisierungsmaßnahmen sind z. B. zu verstehen:
- Abstimmungs- und Arbeitstreffen über virtuelle Kanäle (z. B. Videokonferenzen)
- Durchführung von virtuellen Veranstaltungen (z. B. Online-Seminare)
- Teilnahme an digitalen Studienangeboten (z. B. Online-Kurse) und Austauschformaten (z. B. virtuelle Klassenzimmer)
- Entwicklung digitaler Lehr-Lernmaterialien (z. B. neue Online-Module)
- Begleitende Maßnahmen zur digitalen Adaption wie technisch-organisatorische Maßnahmen (z. B. Verknüpfung von Lerninfrastrukturen über Schnittstellen) oder die Digitalisierung von Prozessketten.
Zur Umsetzung der Digitalisierungsaktivitäten sind u. a. Ausgaben für Personal zur Betreuung digitaler Formate, Software, Lizenzen, Teilnahmegebühren möglich. Honorare und Dienstleistungen für externe E-Learning-Experten und -Entwickler können bis max. zur Hälfte des Zuwendungsbetrages für das Haushaltsjahr 2021 angesetzt werden.
Hinweise zur Beantragung der Umwidmung von Mitteln:
- Im Rahmen eines Umwidmungsantrags müssen in der Projektbeschreibung neben den Maßnahmen ggf. auch die Outputs des Projektes angepasst werden. Außerdem muss eine Anpassung des Finanzierungsplans im o. g. Sinne erfolgen.
- Der Umwidmungsantrag ist über das DAAD-Portal einzureichen.
- Bitte beachten Sie, dass die Umwidmung nur aus Mitteln des Haushaltsjahrs 2021 beantragt werden kann.