Tagungsort
Die Konferenz findet in einem Hotel in Berlin Mitte und im Auswärtigen Amt statt.
Die Einladungen und Anmeldeformulare werden den Konferenzteilnehmern rechtzeitig von den Organisatoren zugesandt.
Konferenzvorbereitung
Die Konferenz in Berlin wird durch die Bologna follow-up group und die Bologna preparatory-group vorbereitet. Die Mitglieder der Bologna follow-up group setzen sich aus Vertretern aller Unterzeichnerstaaten und der Europäischen Kommission zusammen. Teilnehmer der Bologna preparatory-group sind neben den Gastgeberländern der vorangegangenen und des kommenden Bildungsministertreffens, Vertreter der Länder der aktuellen, der vorangehenden und der folgenden EU-Präsidentschaft (EU-Troika). Außerdem gehören ihr die Europäische Kommission und Repräsentanten zweier Nicht EU-Mitgliedstaaten an. Den Vorsitz der Vorbereitungsgruppe hat Deutschland als Gastgeberland inne.
In beiden Gruppen sind der Europarat, die European University Association EUA, die European Association of Institutions in Higher Education (EURASHE) und the National Unions of Students in Europe (ESIB) als Beobachter präsent.
Konferenzorganisation
Mit der Konferenzorganisation wurde das Bologna-Berlin2003 Projektteam beauftragt.